Le Roadbook – Fonctionnement

Mais du coup le Roadbook, c’est quoi ?

Pour faire simple, c’est une Webapp d’accueil UNIQUE utilisée par le conseiller en séjour qui regroupe toutes nos données numériques chaudes et froides parfois dispersées sur divers supports.
L’outil permet une personnalisation des réponses rapides selon les profils des visiteurs, selon leurs dates de séjour. Il a été pensé pour répondre parfaitement à nos engagements Qualité Tourisme, labels Famille Plus, Tourisme et Handicap… L’idée étant d’envoyer à chaque visiteur son propre site internet par mail ou sms et où les informations vont s’actualiser.

   « Fini l’accueil sur PC avec 7 onglets ouverts et Google comme refuge le plus rapide. »
Bon c’est vrai ça peut encore arriver tellement nos visiteurs sont innovants

   « En pleine saison, fini le stress de perdre du temps à effectuer de nombreux filtres pour parvenir à extraire une liste uniquement de feux d’artifice, de brocantes, de sorties natures ou de sorties bateaux (sans compter les critères de dates, d’accessibilité, de prix…
Cette liste sera en plus évolutive et s’actualise à la différence d’une sélection PDF. »

Des listes issues de nos bases sont créées selon les demandes récurrentes et précises de nos visiteurs : camping AVEC piscine, plage POUR les chiens, restaurants VEGAN, résidence AVEC piscine couverte ET chauffée, restaurants à emporter, que faire quand il pleut, concours de pétanque et bien d’autres encore…

Nous ajoutons les informations dans un panier à la façon d’un site e-commerce. Pour l’accueil physique, un double écran permet au visiteur de voir la sélection en cours, cela lui donne des idées et il comprend l’intérêt de l’outil, prévisualise le carnet de séjour qu’il va recevoir, le double écran permet la médiation comme un support papier… Un système de filtres permet de cibler au mieux la demande par type de visiteur : « enfants/famille », « couple », « sportifs », « entre amis », etc… mais aussi par critère de demande « Où dormir, où manger, développement durable, cartes/plans, Tourisme et Handicap, animations, nouveaux arrivants, réclamations, saisonniers/nouvel arrivant etc… ».

Nous pouvons à tout moment ajouter rapidement et manuellement de l’offre issue du SIT ou du Studio via le bouton « ajouter de l’offre touristique » (permet de rechercher une fiche partenaire unique ex le feu d’artifice de St-Martin, ou le Domaine Arica). Une barre de recherche intelligente nous permet d’accéder rapidement aux autres contenus. Nous pouvons aussi ajouter un commentaire manuellement : rappel d’un parking pour le départ en bateau, un numéro de téléphone, un lien hypertexte…

Attention, le Roadbook ne remplace pas un SIT, il permet cependant de faciliter l’extraction des informations côté conseillers (OT/hébergeurs) et faciliter l’accès, l’actualisation côté visiteurs. Il doit être envisagé dans le cadre d’un schéma d’accueil global, en fonction des types de clientèles, en fonction des types de demandes les plus fréquentes, de l’environnement touristique, de l’implantation des sites, de l’organisation interne de l’OT, du SADi, des espaces d’accueil… Un projet à mener en équipe où l’accueil doit amener toute sa connaissance client !

Nous créons à nos visiteurs leur propre site internet, chacun son URL de connexion. Le carnet peut être modifié plus tard si besoin grâce au mail du visiteur, à son numéro de téléphone ou numéro de carnet… Le multi envoi par mail et sms est également possible…

Pour nos clientèles moins en phase et/ou moins à l’aise avec le numérique, en séjour pour déconnecter, une version PDF imprimable est disponible via le Roadbook mais pas ou très peu utilisées. Sinon, notre Guide de Poche, Magazine Instant et carte des pistes cyclables papier sont toujours disponibles en renfort et pour éviter d’imprimer.

Il est possible de rechercher un ancien carnet de séjour.

Exemple concret pour la population locale :

« Des visiteurs Rétais nous demandent au gré des saisons et des rentrées scolaires les nouveaux horaires de bus, les ouvertures de la déchetterie, du cinéma, les passages des ordures ménagères… Nous lui créons alors son site personnel. Dès que nous mettons à jour l’info dans nos bases, son site se met à jour, c’est magique et instantané ! »

Cette capacité d’instantanéité permet pour un visiteur de disposer de listes évolutives, toujours à jour ! Si une animation est ajoutée ou supprimée pendant le séjour, le site se met à jour. Cet outil nous a permis une grande réactivité durant les périodes de crises sanitaires, d’alertes sécheresses avec des annulations parfois tardives des feux d’artifice. Il suffit de modifier un contenu dans le bloc « Indispensables » pour que le carnet de séjour de tous nos visiteurs se mette à jour dans la minute, idem chez les pros équipés !

Chaque visiteur repart avec SA liste sur mesure et ne repart pas avec le même guide ou le même flyer que le visiteur d’avant ou d’après. Chaque visiteur qui souhaite une information s’adresse désormais à nos conseillers. Il dispose ainsi de nos conseils personnalisés et d’experts de Destination. En accueil physique, cet outil a d’ailleurs permis de contenir la baisse de contact client au guichet comparé à l’impact sur le nombre de visiteurs sur les années 2020 et 2021. Nous mettons également en avant dans le Roadbook des listes en phase avec nos valeurs : activités nature et découverte, hébergements écolabel, développement durable, sports nautiques, patrimoine bâti et culinaire, accessibilité… C’est aussi le moyen de pousser la réservation en ligne avec des playlists spécifiques, l’ajout de listes précises d’hébergements disponibles…

« Le visiteur sent le conseiller à l’aise, branché sur un seul outil et ne pianotant pas frénétiquement sur son clavier pour retrouver un mot de passe ou un onglet perdu. »

Quand même plus confortable pour tout le monde !

Le Roadbook, ça donne quoi ?

Quelques chiffres après quatre saisons d’utilisation.